Novosti

Većina poduzetnika s Excelom ima isti odnos kao s računovođom u veljači: zna da ga treba, ne voli ga otvarati i uvijek se pita je li sve kako treba. Tablica nastane kad zatreba, pa se zaboravi, pa se napravi nova. Podaci o klijentima su u jednoj datoteci, troškovi u drugoj, a ponude negdje u mailu. Kad netko pita „koliko smo zapravo zaradili“, slijedi dugo prebiranje.

Upravo suprotan pristup pokazao je Mario Jurčić na edukaciji Excel za poduzetnike. Polaznici nisu sjeli slušati o formulama. Odmah su krenuli raditi, a Mario je na početku postavio ton jednom rečenicom:

Najveća vrijednost Excela nije u formulama, nego u odlukama koje iz njih proizlaze. Kad imate sustav, brojke prestaju biti obveza i postaju vaš saveznik!

Ključna riječ je „sustav“. Excel koji se koristi kao digitalni bilježnik ostaje bilježnik. Excel u kojem su evidencije povezane postaje nešto drugo: instrument kojim vidite poslovanje onako kako ga vidi dobar financijski direktor.

Pritom ne treba skupo rješenje. Excel ima golem broj funkcionalnosti, gotovo svi ga već koriste i lako je dostupan. Uz Microsoft 365 pretplatu, koja košta nekoliko eura mjesečno, poduzetnik dobiva i 1 TB prostora na OneDriveu: sigurnosnu kopiju podataka, automatsko spremanje i jednostavno dijeljenje dokumenata. Prva ušteda dolazi prije nego što je upisana i jedna formula, jer nestaje strah da će jedan pokvaren laptop odnijeti cijelu evidenciju.

Kroz dvije vježbe polaznici su iz praznog dokumenta sami izgradili dva modela. Prvi je model za upravljanje poslovanjem, u kojem su povezane evidencije klijenata, ponuda, prometa i troškova. Padajući izbornici i validacije pazili su da se podaci unose ispravno, pa se u bazu ne uvlače tipfeleri i izmišljeni nazivi, a izvještaj je sam računao ukupni promet, troškove i profit. Kad se jednom unese ponuda, ne treba ništa prepisivati: brojke se same slažu u cjelinu.

Drugi model bio je namijenjen praćenju projekata, s pregledom troškova i utrošenog vremena. Njegov je smisao jedan pokazatelj koji mnogi uslužni poduzetnici nikad ne izračunaju, a trebali bi: profit po satu. Projekt koji je donio lijep iznos na računu može se pokazati lošim poslom kad se podijeli sa stvarno utrošenim satima. Jednako tako, naizgled skroman posao može biti najisplativiji u portfelju. Bez ovog broja odluke o tome što prihvatiti, a što odbiti donose se po osjećaju, a osjećaj poduzetnike često vara.

Uz to su polaznici prošli i alate koji u svakodnevnom radu štede najviše vremena: uvjetno oblikovanje koje samo označi zakašnjele uplate ili preskupe projekte, filtriranje i sortiranje, zaštitu ćelija da netko slučajno ne prebriše formulu, posebno lijepljenje i prečace na tipkovnici koji vrijeme od nekoliko minuta pretvaraju u nekoliko sekundi. To su sitnice, ali tisuću puta ponovljene preko godine zbrajaju se u dane.

Možda je najvažnija pouka tečaja ona koju Mario nije morao posebno naglašavati: sustav se gradi jednom, a koristi godinama. Poduzetnik koji u ponedjeljak otvori jednu datoteku i odmah vidi promet, troškove i profit ne troši energiju na traženje podataka. Troši je na ono što je zaista njegov posao: odlučivanje.