Je li moguće voditi uspješan timski sastanak?
Vodite tim ljudi? Ponosni ste na svoj posao i mislite da je rad s ljudima zahtjevan ali i ispunjavajući posao? Ponekad, doduše, mislite da su se urotili protiv vas ili da vas je netko urekao jer ništa ne ide kako treba, a naravno poslovni rezultati čekaju? Što je tim, a što grupa ljudi? Koje greške ponavljate na timskim sastancima i vjerujete da su on ii dalje uspješni? Kako uskladiti želje tima i poslovne ciljeve na sastanku? Koliko ste spremni promijeniti način na koji vi gledate sitaciju umjesto načina na koju vaš tim gleda? Ako želite saznati trik kako učinkovito odraditi barem jedan timski sastanak i maksimizirati učinak članova tima, čitajte dalje.
Tim i njegovi dvojnici
Tim je mali broj ljudi s komplementarnim vještinama koji su svi podjednako odani zajedničkom cilju, skupu zadataka i koji imaju zajednički pristup poslu za koji se drže međusobno odgovornima.”,
kaže Katzenbach. Što znači mali broj ljudi, koliko malen taj broj treba biti da bi se tu skupinu moglo uspješno razvijati i voditi?
Mogu li skupiti suradnike iz drugih odjela, tako da nas ima više sa različitim znanjima i stvoriti uspješan tim? Ne, jer je to grupa ljudi. Razlika koja čini razliku jest da nemaju svi u toj skupini isti pristup poslu, a odgovornost se gotovo skupno ni ne preuzima. Grupa ljudi je radna skupina koja možda ima komplementarna znanja, ali joj nedostaje sinergija i empatija.
Svatko tko je otišao na koncert, prosvjed ili čekao u dugom redu zna da se ljudi u gomili ponašaju drukčije od individualaca. Kao da ih nešto obuzme. Psihologija mase kaže da stvore jedinstven, grupni, način razmišljanja, što za posljedicu ima stvaranja entuzijazma kod svakog člana grupe, i pojedinci postaju manje svjesni posljedica svojih djela. Vozači, sjetite se samo naplatnih kućica dok vozite prema njima. Iako su sve prazne, vi slijedite auto ispred vas, jer on slijedi auto ispred njega. Zašto?
Broj osam
Ok, kažete, pa nemam ja toliko ljudi koliko bi stalo na jedan koncert. Koja je onda optimalna brojka za veličinu tima? Da ne bude nesavladiva gomila, da ne bude raznolika grupa ljudi, ni neefektivna šačica.
Odgovor je osam. Psiholozi koji se bave timskom dinamikom još su 1908. proveli istraživanje kroz igru povlačenja užeta. Testirali su s koliko ljudi je rezultat optimalan, drugim riječima s koliko ljudi se dobije najbolji omjer uloženih individua i dobivene snage. Zašto osam?
Sve manje od toga nije dovoljno jako, a sve više od toga nije dovoljno jako. U prvom slučaju zbog nedostatka radne snage, a u drugom slučaju zbog prebacivanja odgovornosti na drugoga. Razmislite koliko u tome ima istine. Recimo da imate tim od četvero ljudi u uredu, gdje su svi naravno zauzeti s nečim, i telefon zvoni. Poziv neće ostati neodgovoren, još će se možda pogledima koordinirati i usklađivati:
Aha, Maja je na pauzi, Josip sad piše onom klijentu, ja ću!“.
Međutim zamislite tu istu situaciju s više od deset ljudi u uredu. Slušalica može ostati nepodignuta, jer „već će se netko javiti, vidi koliko nas je“.
Priča o četvero ljudi
Postoji priča o četvero ljudi po imenu Svatko, Netko, Bilotko i Nitko. Trebalo je obaviti jedan važan posao i Svatko je mislio da će ga Netko obaviti. Bilotko je to mogao učiniti, a Nitko nije htio. Netko se zbog toga naljutio, jer je to bio posao za Svakoga. Svatko je opet mislio da bi ga Bilotko mogao obaviti, no Nitko nije shvatio da ga Netko ne želi obaviti. Na kraju je Svatko krivio Nekoga jer Nitko nije učinio ono što je mogao napraviti Bilotko.
Greške koje ponavljamo na sastancima
Onda, ako znamo s kakvom psihološkom dinaminkom imamo posla, a većina nas bi se vjerojatno ponašala tako u velikoj skupini, zašto uvijek odrađujemo sastanke na jedan te isti način i nadamo se da će iz njih proizaći fantastični rezultati? Zbog čega počinjemo sastanak s rekapitulacijom prošlog i iščitavanjem zapisnika, kada je to nešto što se trebalo odraditi mailom u međuvremenu? Zbog čega čekamo do 20 minuta da dođe još netko tko nedostaje?
Znate li da zapanjujućih 37% sastanaka počinje kasnije nego što je dogovoreno? Koga nema bez njega se može. Jer u protivnom, sastanak će se oduljiti i rušite povjerenje svih onih koji su vam došli na vrijeme. Zbog čega natrpamo dnevni red i najčešće počinjemo s onim sitnicama koje možemo brzo riješiti, a ozbiljnije teme ostavimo za kraj, „dok se ne zagrijemo“? Zbog čega ponekad cijeli tim mora slušati informacije koje su za njih nebitne?
Nemate dnevni red, imate nestrukturiran dnevni red, sudionici ne sudjeluju, prečesto se nalazite, dopuštate da dominira jedna osoba, ne znate izaći na kraj s konfliktom, ne znate facilitirati sastanak, nema sažetka na kraju.
Ako je vrijeme novac, iznad 75 ga gubimo!
Microsoft-ovo istraživanje pokazalo je da ljudi provode u prosjeku 5,6 sati tjedno na sastancima, to vrijedi dvostruko ili trostruko za managere, a da 69% iskreno misli kako je to vrijeme potpuno neproduktivno. U svijetu se odvije do 13 milijardi sastanaka godišnje, što znači rasipanje milijardi dolara na vrijeme i produktivnost.
Ako imate na umu da ljudi produktivno mogu održati koncentraciju 45 do maksimalno 75 minuta, računica je jasna! Strukturirajte dnevni red tako da se on prilagodi ljudima, a ne trenirajte ljude da se prilagode dnevnom redu. Jer na taj način stvarate umorni, nemotivirani i nekreativni kolektiv. To nije ono čemu stremite, zar ne?
Trik učinkovitog timskog sastanka
Sastoji se u dvije dobro odrađene stvari, ako ne računamo činjenicu da ste počeli na vrijeme, točno ste odredili trajanje i znate ga facilitirati, a to su namjera i dnevni red. Ha, zvuči već viđeno! Usudite se pročitati dalje:
- Namjera sastanka
Unaprijed odredite jeste li odvojili dragocjeno vrijeme da sastančite kako biste podijelili informacije ili donijeli odluku. I jedno i drugo je bitno, pogotovo kod prodajnog tima terenskog tipa. Međutim ni jedan terenac neće cijeniti što mora sjediti jednom do dva puta tjedno u uredu, misleći da se donose ili “spuštaju” ključne odluke, a otkrije da se radi o dijeljenju informacija o preprekama i mogućim rješenjima na terenu. Osjećaju se izigrano i prisiljeno. Nije ni čudo što ne sudjeluju! Razlika leži u tome da se unaprijed naglasi namjera, tako da očekivanja budu u skladu, a time razočaranja izostanu, a transparentnost se poveća.
- Dnevni red sastanka
Krenite s prioritetima na početku kako biste iskoristili tih 45 do 75 minuta. Recept za maksimiziranje učinka sastanka leži u kreiranju dnevnog reda na licu mjesta. Čim se svi skupe, nabacajte na ploču sve teme koje morate proći. Kada ste to napravili, svaku zajednički ocijenite sa dvije brojke. Za hitnost od 1 do 10, za bitnost od 1 do 20. Te dvije brojke pomnožite i dobili ste timsku kronologiju dnevnog reda. Dodana vrijednost: što je tim više uključen u kreiranje svog posla, to će više sudjelovati i pridonostiti. Idejama i postignućima.
