Novosti

Dobro pripremljen i vođen sastanak prilika je za razmjenu ideja, usuglašavanje stavova i donošenje odluka koje pokreću aktivnosti.

Kako sastanke pretvoriti u prostor konkretnih dogovora, učili smo od Snježane Terihaj na webinaru Poslovni sastanci – od razgovora do odluke.

„Učinkovitost sastanka ogleda se u jasnoći postignutog dogovora. Kada sastanak ima jasan cilj, odgovarajuće sudionike i voditelja koji usmjerava proces, veća je vjerojatnost da će sudionici znati što je dogovoreno, tko je za što odgovoran i do kada je nešto potrebno učiniti“, istaknula je Snježana.

Polaznici su na webinaru upoznali dva okvira koji mogu pomoći u pripremi i vođenju sastanka:

• SMART cilj koji nam pomaže jasno odrediti što sastankom želimo postići. Cilj se oblikuje tako da bude specifičan, mjerljiv, ostvariv, relevantan i vremenski određen.
• CLEAR struktura usmjerava pripremu sastanka kroz pet pitanja: zbog čega se sastanak održava, tko ga vodi, koji je očekivani ishod, koje su točke dnevnog reda i koliko je vremena predviđeno za svaku te koje uloge imaju sudionici.

Od kvalitetne pripreme do jasnog dogovora

Dobra priprema započinje odabirom sudionika koji mogu pridonijeti ostvarenju cilja sastanka. Kada se donose odluke, korisno je, ako je to moguće, okupiti manju skupinu sudionika.

Poziv na sastanak treba sadržavati cilj i dnevni red, a uz svaku točku korisno je navesti predviđeno vrijeme, svrhu i odgovornu osobu.

Voditelj sastanka usmjerava raspravu prema cilju, potiče sudjelovanje prisutnih i pomaže skupini da dođe do zaključaka. Također na kraju sastanka sažima odluke i provjerava je li svima jasno što je dogovoreno, tko je odgovoran za pojedini zadatak i do kada ga treba izvršiti.

Jasan cilj, uključivanje sudionika i dogovoreni sljedeći koraci pomažu da vrijeme provedeno na sastanku postane vrijedno ulaganje u zajednički rezultat.

Hvala na svim praktičnim savjetima koji su, primjenjivi. Ovo mi je prvo on-line predavanje i zaista odlično iskustvo.