Kako upravljati vremenom?
Upravljanje vremenom vještina je za čije je svladavanje potrebno puno vremena i truda. Nekoliko savjeta pomoći će da rezultate ostvarujete dobro upravljajući s vremenskim resursima.
Znate li za Paretov princip ili Pravilo 80/
Paretov princip može se primijetiti kod mnogih, čak i svakodnevnih pitanja. Vilfredo Pareto je pri istraživanju o raspodjeli nacionalnog bogatstva otkrio, da u Italiji oko 20% obitelji posjeduje oko 80% kapitala.
Puno je primjena Paretovog principa pa se upravo i podjela ciljeva i energije u jednoj organizaciji može mjeriti na razne načine. Npr. U prosječnom domaćinstvu 20% predmeta generiraju 80% troškova. U tvrtci se 80% prihoda postiže od prodaje 20% kupaca. 80% teksta se sastoji od 20% riječi.
Paretov princip je najkorisniji alat za određivanje prioriteta u životu bilo da se radi o nekoj osobi ili nekoj organizaciji.
Evo nekoliko primjera:
20% od ciljeva i energije proizvodi 80% rezultata
20% kupaca čini 80% ukupne prodaje
20% grešaka u proizvodnji uzrokuje 80% gubitaka
20% ljudi donosi 80% odluka
20% proizvoda čini 80% prodaje
SAVJET: Zapišite sve svoje ciljeve na papir!
Nakon zapisanih ciljeva, pokraj svakog cilja upišite:
A – za visoki prioritet, mora biti napravljeno
B – za srednji prioritet, trebalo bi se napraviti
C – nizak prioritet, moglo bi se napraviti
Određivanjem prioriteta ćete:
1. Uvijek prvo odraditi najvažnije zadatke
2. Rješavati zadatke prema njihovoj važnosti
3. Fokusirati se na jedan po jedan zadatak
4. Odraditi najvažnije zadatke do kraja dana
Na što onda trebamo fokusirati svoju energiju i vrijeme?
Prioritet je na gornjih 20% objekata i aktivnosti!
A, što je sa ostalih 80%?
Delegirajte zadatke koje drugi mogu učiniti bolje, brže, lakše, jeftinije.
Delegirajte ukoliko je to njihov posao.
Delegirajte ukoliko ih želite razvijati i kako bi omogućili unapređenje.
SAVJETI: Što sa stalnim prekidima?
“Imaš minuticu za mene?”
Naučite se reći NE!
Planirajte unaprijed svoje sastanke.
Nemojte stalno zuriti u ekran svojeg laptopa i odmah rješavati mailove! Ne zaboravite da je 80% smeće! E-mail poruke rješavajte dva do četiri puta dnevno u određeno vrijeme.
A, ako i onda ne funkcionira?
Promijenite posao ako ste zaposlenik, ili – ako ste vlasnik tvrtke – razmislite o zapošljavanju nove osobe koja će Vas rasteretiti. Možda i na pola radnog vremena ili samo dva puta tjedno?!
